Déléguer efficacement, ça s’apprend!
Qu’est-ce que la vraie délégation? Contrairement à ce que plusieurs croient, la délégation n’est pas le seul fait d’assigner des tâches à quelqu’un. Ces tâches doivent rencontrer deux conditions pour vraiment être considérées comme de la délégation : a) elles doivent être assorties d’un degré d’autorité et, b) elles doivent être des tâches normalement accomplies par le superviseur/gestionnaire et non des tâches qui font partie de la description de poste de l’employé.
Dans cet article divisé en trois parties, vous y trouverez un mot sur les caractéristiques d’une personne qui délègue efficacement, pourquoi déléguer et comment déléguer.
CARACTÉRISTIQUES POUR DÉLÉGUER EFFICACEMENT
Pour avoir du succès avec la délégation, certaines caractéristiques s’appliquent. En voici quelques-unes :
- Le leader doit développer des relations de confiance avec ses employés
- Il doit être en mesure de laisser aller les détails concernant le travail
- Il laisse les autres prendre des décisions
- Il met l’emphase sur les résultats, non pas sur les méthodes de travail
- Il s’ouvre aux nouvelles idées et approches
- Il aide ses employés à apprendre de leurs erreurs
- Il est motivé par le succès des autres
Et un dernier point essentiel :
- Il possède de fortes habiletés de communication et d’écoute
POURQUOI DÉLÉGUER?
Si vous êtes le moindrement compétent dans votre travail, les chances sont qu’on vous délègue du travail et que si vous ne déléguez pas à votre tour, vous devenez évidemment surchargé. Déléguer a plusieurs avantages et ce à trois niveaux : c’est bon pour vous, c’est bon pour l’employé et c’est bon pour l’organisation.
Avantages pour vous
Ça sauve du temps : malgré que j’entende souvent les gestionnaires dire « Ça va plus vite si je le fais moi-même », à moyen terme, la délégation a l’avantage de vous sauver du temps que vous pouvez utiliser à d’autres tâches de gestion, dont la planification et la stratégie. Il vaut la peine d’investir le temps de former quelqu’un et de sauver du temps à plus long terme.
Ça diminue votre niveau de stress : étant donné que la délégation permet d’augmenter la productivité, d’utiliser votre temps de façon plus stratégique, et par le fait même de maximiser et de développer vos ressources humaines, vous n’êtes plus la seule personne qui doit voir à tout et gérer tout ce qui se passe dans le groupe. Vous avez du soutien et… du temps.
Ça augmente votre crédibilité comme leader : maintenant que vous avez plus de temps, vous pouvez relever de nouveaux défis qui augmenteront votre valeur auprès de l’organisation. De plus en permettant à vos employés de se responsabiliser, vous obtenez leur respect et leur loyauté.
Ça assure votre succession : à moins que vous ne soyez « irremplaçable », il sera plus facile de vous remplacer si vos employés connaissent déjà une partie de vos tâches.
Avantages pour l’employé
Lorsque vous déléguez, vous enseignez aux membres de votre équipe de nouvelles habiletés, vous leur donnez la possibilité de se développer et d’atteindre leurs buts. Ils deviennent ainsi plus versatiles et leur valeur augmente aussi. De plus, savoir que son chef lui fait confiance a un effet positif sur l’estime de soi de l’employé.
Aussi plus vous engagez les membres de votre équipe en leur donnant une plus grande responsabilité et plus d’autorité, ils commenceront à prendre davantage d’initiatives et feront travailler leur imagination. Ce qui a un effet positif sur la satisfaction au travail et la réalisation de soi.
Avantages pour l’organisation
Pour l’organisation, les retombées sont évidentes : pour toutes les bonnes raisons énumérées ci-dessus, la délégation développe les compétences, et sauve de l’argent en réduisant l’absentéisme et le roulement des employés. Elle encourage le travail d’équipe par une plus grande communication et un partage des responsabilités. Et finalement, la délégation favorise l’engagement et le professionnalisme dans l’organisation.
COMMENT DÉLÉGUER?
Le processus de délégation en soi est très simple, mais il est souvent mal compris et certaines étapes sont escamotées ou carrément ignorées; ici chaque étape est essentielle à une délégation réussie.
Préparation : il s’agit ici de faire l’analyse de la tâche/activité (priorité, contraintes, faisabilité) avant de choisir les tâches à déléguer. Vous devriez garder pour vous-même ce qui a des implications de nature politique ou qui sont inter-départements. Prenez ensuite le temps de planifier votre délégation et comment vous la présenterez à l’employé (vos exigences, paramètres, degré d’autorité, suivi et attentes). Finalement, choisissez la personne; pensez aux raisons qui vous amènent à ce choix, ce que la personne en retirera, le lien entre la tâche et ses intérêts et compétences. Considérez les besoins de perfectionnement.
Délégation : c’est ici que vous rencontrez l’employé et lui expliquez la tâche y compris l’importance de cette activité ainsi que les raisons pour lesquelles vous l’avez choisi. Donnez des instructions claires et expliquez-en les détails, les sous-tâches, les paramètres et les indicateurs de rendement ainsi que les suivis à faire. Assurez-vous ici de répondre aux questions, de vérifier l’intérêt et l’engagement de la personne. La délégation doit être un processus de collaboration.
Suivi : cette étape est souvent celle qui est la plus négligée mais tout aussi essentielle que la première. Sans suivi, vous ne pouvez ajuster le tir au besoin, vous ne pouvez identifier les progrès ou les lacunes. Même si vous identifiez des dates spécifiques pour les suivis, cette étape s’avère un processus continu qui assurera le succès de la délégation. Alors, assurez-vous d’insister sur des mises à jour régulières et d’encourager la rétroaction.
Évaluation : une fois le projet terminé, évaluez les résultats (pas les méthodes). Faites votre évaluation en vous basant sur les critères et les paramètres identifiés dans la phase de préparation et de délégation. Si vous aviez omis de clarifier certains aspects dans la première étape, n’en responsabilisez pas l’employé mais vous. Reconnaissez le bon travail et remerciez-en l’employé.
Les avantages à déléguer sont nombreux. Si vous n’êtes pas un habitué de la délégation, vous avez maintenant un bon processus en main pour préparer votre prochain essai. Vous pouvez déjà entamer votre réflexion et tenter l’expérience avec une tâche simple. Observez les résultats, ajustez le tir et déléguez encore.
La délégation n’est pas une activité à laisser au hasard. Au contraire elle exige réflexion, préparation et parfois formation de nos supporteurs. Pensez au temps que vous sauverez, aux défis intéressants que vous pourrez aborder, au développement de votre main-d’œuvre et aux résultats que vous créerez pour votre organisation.
Allez! Bonne délégation!