Augmentez l’efficacité de votre équipe avec les outils de collaboration

Par Danielle Guérin, adjointe virtuelle en marketing Internet

Je fais du télétravail depuis 2002 et je remarque qu’avec la situation économique et les différents développements technologiques, de plus en plus d’entreprises ont choisi de se tourner vers le télétravail et les outils de collaboration pour diminuer les coûts et augmenter l’efficacité.

Les outils de collaboration permettent de :

• Réduire le temps et les frais de déplacement ou de recherche de documents
• Centraliser les informations : contacts, documents, calendrier
• Transmettre l’information plus rapidement
• Gérer les projets plus efficacement

Il existe des outils de collaboration pour partager des documents, centraliser les informations, gérer les différents projets ainsi que pour l’organisation de réunion sous formes de webconférence ou de téléconférence. Voici les plus connus :

Partager des documents

Les outils de partage de documents permettent de partager des dossiers sans surcharger les comptes courriels.

Google Docs : Cet outil gratuit, offert par Google, permet de partager des documents avec différentes personnes et de contrôler les droits sur chaque document et selon le destinataire. En effet, votre document peut être en mode lecture seulement ou avec les droits d’éditions.

Dropbox : Dropbox permet d’héberger ses documents en ligne et de partager les accès à certains dossiers avec d’autres utilisateurs de Dropbox. Vous devrez installer Dropbox sur votre ordinateur. Efficace en affaires, il peut aussi être utilisé personnellement, pour partager des documents entre son ordinateur de bureau et son ordinateur portable, sa tablette numérique ou son téléphone intelligent!

Centraliser les informations

La plupart des grandes entreprises ont un intranet où les employés peuvent trouver l’information, partager des calendriers, etc. Il existe aussi des outils pour centraliser l’information de façon sécuritaire qui ne coûtent pas aussi chers que les intranets des grandes entreprises et qui sont vraiment simples à configurer.

Wiki privé : Si vous connaissez Wikipedia.org, vous avez là un parfait exemple de centrale d’information entretenue par les utilisateurs, qu’on appelle des éditeurs. Il existe des espaces wiki privés (sécurisés) pour moins de 60 dollars. J’ai un wiki pour mon entreprise où les membres de mon équipe peuvent consulter le manuel de l’entreprise et les différents documents de procédures pour chacune des tâches qu’il y a à faire dans l’entreprise.

Gérer des projets

Même le plus compétent des gestionnaires de projet a besoin d’un outil pour l’aider à faire son travail et suivre l’évolution des différents projets en cours. Voici quelques-unes des plateformes de projets. L’avantage de ces plateformes est que chaque employé ou membre de l’équipe est responsable de documenter sa progression pour chacune des tâches qui lui sont attribuées. Les forfaits varient selon le nombre d’utilisateurs et de projets.

Basecamp : Développé par 37signals, c’est l’une des plateformes les plus connues. Lorsqu’une tâche est déléguée à un des utilisateurs, ce dernier reçoit un message par courriel l’avertissant qu’une nouvelle tâche a été ajoutée.

Kiwili : Cette plateforme de gestion de projet a été développée par une entreprise de Montréal. C’est la seule que j’ai trouvée qui était disponible en français.

Teamwork : Cette plateforme a été développée par Digital Crew. Vous trouverez sur le site de Teamwork une page vantant les mérites de Teamwork vs Basecamp.

 

Organiser des réunions sous forme de webconférence ou de téléconférence

FreeConference est une plateforme de téléconférence qui offre des ponts téléphoniques gratuits où les participants doivent payer les frais interurbains. Ils ont aussi des ponts à numéro sans frais où l’organisateur paie 0,10 $ la minute par participant. Lorsqu’on fait plusieurs téléconférences, il vaut mieux se tourner vers une autre solution, comme la webconférence.

GVO Conférence est une plateforme de conférence sur le web où les participants n’ont besoin que d’une connexion Internet et de haut-parleurs. Cette plateforme vous permet d’organiser et d’animer une réunion avec 100 participants pour environ 10$ par mois. Avec GVO Conference, vous pouvez partager votre écran, faire une présentation de type PowerPoint, partager des vidéos qui sont sur votre ordinateur ou utiliser le tableau blanc (whiteboard), pour faire un remue-méninge, par exemple.

Ce qui distingue GVO Conference des autres, c’est le fait qu’il n’y a aucun logiciel à télécharger pour les participants. Les seules personnes qui ont un logiciel à installer, sont les modérateurs. J’ai eu la chance de tester cette plateforme récemment et j’ai été surprise de la qualité du son de l’enregistrement.

Avant d’investir dans l’une ou l’autre des solutions, il faut prendre le temps de faire quelques recherches, de consulter la page de caractéristiques offertes par chacune. Voici quelques questions qui peuvent vous aider à déterminer le type d’outil qu’il vous faut et à quel prix.

• Quels sont les besoins ?
• Quel usage en fera-t-on ?
• Combien de personnes l’utiliseront ?
• Quel usage prévoit-on ? Occasionnel ou régulier ?
• Quel est le budget ?
• Est-ce un outil simple à utiliser et facile à maîtriser pour tous les utilisateurs ?

La plupart des services offrent un essai gratuit. Vous pouvez donc en profiter pour tester avant de passer à la version payante.

Que ce soit pour gérer vos projets, centraliser les informations ou transmettre des connaissances aux membres de votre équipe, vous avez maintenant quelques outils à explorer pour augmenter l’efficacité de votre équipe. Bonne collaboration!

 Danielle Guérin est adjointe virtuelle en marketing Internet et propriétaire de Danielle Guérin et compagnies. Elle dirige une équipe de cinq professionnelles pour vous aider avec votre marketing Internet et plusieurs des tâches qui prennent de votre temps précieux. Ainsi, vous pourrez concentrer votre énergie sur les projets et la création de nouveaux produits et services qui vous permettront de vivre de votre passion. Pour plus d’information, visitez son site : http://www.danielleguerin.com