C’est quoi votre plan?

Tout projet mérite qu’on lui prépare un plan

C’est enfin l’été, il fait beau, vous avez plein de projets. Mais avez-vous un plan?
Petit ou grand, de nature personnelle ou professionnelle, tout projet mérite d’avoir son plan. Pourquoi direz-vous? Pour trois bonnes raisons : a) s’assurer d’atteindre l’objectif visé; b) l’atteindre de façon efficace; c) conserver votre santé mentale.
Il y a quelques semaines j’ai eu l’opportunité de participer à un projet de préparation et mise à l’eau d’un voilier que notre club de voile avait acheté. J’ai été impressionnée par la planification que notre chef de groupe avait fait. Sa préparation minutieuse nous a permis d’atteindre notre objectif de mise à l’eau en quatre jours, ce qui n’est pas peu dire considérant le travail énorme qu’il y avait à faire. De cette belle expérience, j’ai pensé partager avec vous sept observations qui me semblaient utiles pour mes lecteurs-leaders.

1. Préparation

Pendant des semaines avant que le projet commence, notre leader a travaillé à préparer tout ce dont nous aurions besoin : liste des tâches, matériel, manuel d’utilisateur, gens à contacter, identification des habiletés de chacun, etc. Cette étape est issue d’un remue-méninge qui permet de ne rien oublier. Alors avant de sauter dans l’action, allouez-vous un temps de préparation.

2. Communication et implication des équipiers

Quelques semaines avant notre départ, notre leader a tenu une rencontre pour partager et confirmer l’information, et discuter de la répartition des tâches. Tous ont eu la chance de contribuer et ça a permis aux gens de se sentir impliqué dans le processus de planification; une belle source de motivation. Ne faites pas partie de ces leaders qui ne voient pas la nécessité de communiquer régulièrement ou d’impliquer les membres de leur équipe en temps opportun. Ils sont une richesse; impliquez-les.

3. Délégation « intelligente »

La délégation « intelligente » selon les capacités, le niveau d’expérience et l’intérêt de la personne assure une plus grande efficacité. On ne veut pas sous-estimer l’importance de cette étape surtout lorsque l’on croit que ça irait plus vite de le faire soi-même. Prendre le temps de former quelqu’un peut être bénéfique à moyen et long terme. De plus, la personne à qui vous déléguez sera davantage motivée car elle apprend quelque chose, et deviendra par la suite un bon appui pour d’autres projets.

4. Gestion des travaux

Notre leader avait pris soin de nommer des responsables pour différents groupes de tâches, ce qui fait que la gestion des travaux sur le bateau était partagée. Ceci libérait notre leader pour pouvoir penser clairement lorsque certains obstacles se présentaient. Que pourriez-vous déléguer qui développerait le potentiel de quelqu’un tout en vous libérant pour d’autres tâches importantes que vous seul pouvez faire?

5. Capacité de s’ajuster

L’esprit d’ouverture de notre leader nous a inspiré à utiliser notre capacité de s’ajuster quand des pépins se produisaient. Un plan est important, mais il doit aussi être flexible. Nous, comme coéquipiers, devons aussi être flexible et développer une pensée orientée vers les solutions afin de contribuer à régler un problème plutôt qu’à blâmer. Comment pouvez-vous inspirer vos troupes à avoir ce genre de pensée proactive?

6. Reconnaissance et appréciation

Au fur et à mesure qu’on avançait dans nos projets, notre leader montrait son appréciation par des mots simples : « bien pensé ce que tu as fait »; « bonne idée! », etc. Rappelez-vous d’en offrir tout au long du projet et non seulement à la fin. Ce faisant, vous faites que les gens aiment travailler avec vous, et cela diminue la résistance lorsque vous devez corriger une tâche/un comportement. N’oubliez pas de faire une petite célébration à la fin d’un projet et de souligner les bons coups.

7. Sentiment de satisfaction

Une fois le projet terminé, les pépins réglés, le bateau à l’eau, tout l’équipage avait le sentiment d’avoir accompli un projet important puisque ce bateau servira à tous nos membres. Mais ils ont aussi eu le sentiment d’avoir appris des choses nouvelles, d’avoir contribué à une activité future enrichissante pour tous, et d’avoir travaillé ensemble. Le sentiment de satisfaction que les membres de votre équipe retirent de participer à une tâche ou un projet, vaut la peine de l’avoir planifié. Alors avez-vous un plan?
La prochaine fois que vous serez appelé à prendre en main un projet, qu’il s’agisse d’un projet de nature professionnelle ou personnelle, je vous invite à prendre un temps de préparation. Cela vous aidera à atteindre vos objectifs plus efficacement, ainsi qu’à diminuer votre niveau de stress. Si vous avez des projets d’été autour de la maison ou au bureau, c’est le temps de les planifier si ce n’est déjà fait. Ça passe vite!

Bon été!
Francine